Palaveri vs. Kokous + Neuvottelu

Ryhmäviestintä

Jokaisella työpaikalla tulee vastaan tilanne kun pitää osallistua johonkin palaveriin. Yleensä nämä ovat hyvin vapaamuotoisia viikkopalaveri henkisiä tilaisuuksia. Viikkopalavereissahan käydään läpi yleisesti ottaen tulevan viikon kulkua ja yleisiä tavoitteita viikkoa ajatellen. Osastoittain sovitaan viikon toimista ja vedetään suuntaviivoja. 
Kokoukset ovat sitten jo usein laajempia ja vaativat enemmän järjestelyä. Kokouksissa tehdään isoja päätöksiä, ja kokouksiin osallistuvat yleisesti ottaen osakkeen tai jäsenyyden tai osuuden omistajat, joilla on tietty määrä ääniä äänestystilanteissa riippuen yhtiömuodosta. 
Neuvottelut ovat yleensä ainakin kahden mahdollisesti hyvinkin erimieltä asioista olevan osapuolen välisiä tilaisuuksia joissa pyritään yhteiseen päämäärään, eli sopuun. Neuvottelut voivat koskea esimerkiksi työaikaa tai palkkaa tai vaihtoehtoisesti yrityksen välisiä sopimuksia, mitä milläkin rahalla saa vastineeksi.

Seuraavaan taulukkoon on kerätty yleisimpien työpaikkojen ryhmäviestintätilanteiden eroja.

Kokoustehtävä (palauteraportti)

Palaverin suhteen itselläni valmisteleva työmäärä oli melko lähellä nollaa. Oman osuuteni palaverista mietin ennakkoon mitä olen puhumassa ja mitä aiheeni vaatii. Palaverin järjestysvastuu oli muilla, joten itselleni jäi ainoastaan osallistujan rooli. Lähipäivinä kävimme toki yleisesti ryhmässä läpi, mitä palaverin tulee sisältää ja mikä on palaverin tarkoitus ja tähän omasta työelämän kokemuksesta kerroin sen mitä kerrottavaa oli. Ikinä työelämässä ei ole tullut vastaan yhtäkään palaveria mikä on noin tiukalla säännöstöllä järjestetty, kuin mitä tätä palaveria touhuttiin. Palaverit ovat olleet varsin orgaanisia ja omalla painollaan eteneviä, yhden ihmisen ohjailemia tilaisuuksia. Itselleni vaikein oli mukautua tilaisuuteen jossa aihe oli vähän väkisin haettu. Kehittymisen kohteita itselleni tuottaa myöskin asioiden esittämisessä. Olen aina ollut rönsyilevää sorttia ja siitä en kokonaan pois ole päässyt vaikka kehitystä on tapahtunut. Olen oppinut käymään läpi käsiteltäviä aiheita ja kirjoittamaan itselleni rankatekstin, mutta siinä pitäytyminen tuntuu pakottamiselta ja puhe ei suju luonnollisesti. Kaiken kaikkiaan kaikki suoriutuivat palaverista kunnialla ja olennaiset asiat saatiin käsiteltyä. Puheenjohtaja johti hyvin keskustelua ja piti keskustelun hyvin aiheessa ja tarvittaessa riittävän lyhyenä.

Kokouksen suhteen on kokemusta itselläni tosiaan työelämästä useammassakin yhteydessä. Olen osallistunut sekä osakeyhtiön hallituksen kokouksiin ja vuosikokouksiin sekä yhdistyksen vuosikokouksiin. Tämän lisäksi olen saanut olla läheisesti tekemisissä asunto-osakeyhtiöiden vuosikokousten kanssa. Joten kokousprotokolla on tuttua. Kokouksen pääasiallinen vetovastuu eli puheenjohtajuus ja sihteerin pesti jakautui näin ollen sellaisille joilla aiheesta ei ole niin kokemusta. Itse osallistuin kokoukseen jäsenenä sekä päätösasian esittelijänä itse kokoustilanteessa. Kokouksen valmistelevissa töissä autoin kokouspöytäkirjapohjan valmistelulla, koska sellasia minulla oli helposti saatavilla ja muokattavissa omasta takaa. Itse pöytäkirja toki sitten muokkaantui sihteerin mukaan ja esityslistan mukaisesti tähän sopivaan muotoon. Kokousten kulku on aina ollut enemmän läpijuoksun omaista riippumatta siitä mikä kokous on ollut kyseessä. Pakolliset kohdat totta kai käydään läpi vaatimusten mukaisesti, mutta mikäli päätettäviä asioita ei juurikaan ole, on kokoukset yleensä pysynyt varsin maltillisissa mitoissa. Monesti olen joutunut miettimään kokousten perimmäistä tarkoitusta ja miksi niissä on niin jäykkä formaatti, mutta suurempien yritysten ja erityisesti osakeomistajuudesta johtuvista syistä on varsin ymmärrettävääkin, että kokousprotokolla on jämäkkä, jotta tarpeelliset asiat saadaan käytyä ja päätettyä.